La rentrée associative est un moment crucial pour toutes les associations. C’est le moment où de nouveaux projets émergent, où de nouvelles idées sont mises en œuvre et où l’association se prépare pour l’année à venir.
Pour réussir cette étape, il est essentiel de bien l’anticiper. Voici quelques conseils pour vous aider à préparer votre rentrée associative dès le mois de juin.
Pourquoi anticiper la rentrée dès juin?
Tout comme vous planifiez vos vacances en tenant compte de la durée de votre séjour et des prévisions météorologiques, la préparation de la rentrée associative nécessite une planification minutieuse. En effet, pendant les grandes vacances, de nombreux acteurs clés de votre association, tels que les adhérents, les bénévoles, les partenaires, les sponsors, les collectivités, les écoles et même les employés, si vous en avez, sont en vacances. Cela peut rendre difficile la coordination des activités et la prise de décisions importantes.
L’anticipation dès juin vous permet de calibrer vos besoins en fonction de vos ressources disponibles. Par exemple, avez-vous suffisamment de bénévoles engagés pour l’année prochaine ? Avez-vous besoin de renouveler certains équipements ? De réserver des locaux ou un stand au forum des associations ? De refaire votre site internet ? Toutes ces questions nécessitent une réflexion et une planification en amont.
De plus, anticiper la rentrée vous permet de sécuriser une partie de votre trésorerie. En lançant une campagne de réadhésion avant les grandes vacances, vous pouvez non seulement réduire le volume d’inscriptions à gérer en septembre, mais aussi vous assurer d’avoir un peu d’argent dans les caisses de l’association pour commencer la rentrée.
En outre, en Guadeloupe, anticiper la rentrée dès juin permet également de prendre en compte la période cyclonique. Cette période peut entraîner des risques de casse et de perte à la suite des intempéries. En planifiant à l’avance, vous pouvez mettre en place des mesures pour protéger votre association et ses ressources contre ces risques. Cela peut inclure la sécurisation des locaux, la protection des équipements et la mise en place de plans d’urgence pour assurer la continuité des activités en cas de cyclone.
En somme, anticiper la rentrée dès juin est une stratégie gagnante qui vous permet de commencer l’année du bon pied.
Les questions clés à se poser avant la rentrée
Avant de partir en vacances, il est essentiel de se poser certaines questions clés pour préparer efficacement la rentrée associative. Voici quelques points importants à considérer :
- Les différentes formules d’adhésion : Quelles formules d’adhésion allez-vous proposer à vos adhérents cette année ? Annuelles, trimestrielles, plus flexibles encore ? La crise sanitaire a montré l’importance de proposer des formats d’engagement plus souples.
- Les informations à collecter sur les adhérents : Quelles informations aurez-vous besoin de collecter sur vos adhérents ? Avez-vous constaté des lacunes dans votre formulaire l’an passé ? Est-il perfectible ?
- Les différents moyens de paiement : Quels moyens de paiement souhaitez-vous proposer à vos adhérents ? Paiement en ligne, chèques, espèces, virements, chèques ANCV (chèque-vacances), coupons spot, etc...
- Les publics à réactiver en priorité : Quels sont les publics que vous devez réactiver en priorité ? Les premiers publics à prendre leur cotisation seront probablement ceux qui étaient déjà adhérents l’an passé.
- Les contrats avec des partenaires externes : Un autre aspect important à considérer avant la rentrée est la gestion des contrats avec des partenaires externes. Que ce soit des écoles, des collèges, des lycées, des entreprises, des collectivités locales, des partenaires ou des sponsors, il est essentiel de clarifier les termes de ces contrats avant la rentrée. Cela peut inclure des accords sur l’utilisation des locaux, des partenariats pour des événements spécifiques, des contrats de sponsoring, etc. Assurez-vous que ces contrats sont en place et clairement définis avant la rentrée pour éviter toute confusion ou malentendu. En outre, n’oubliez pas de revoir ces contrats régulièrement pour vous assurer qu’ils répondent toujours aux besoins de votre association et qu’ils sont en accord avec vos objectifs actuels.
En posant ces questions avant les grandes vacances, vous pouvez vous assurer que vous êtes bien préparé pour la rentrée et que vous pouvez commencer l’année du bon pied.
Les actions concrètes à mettre en place
Pour préparer efficacement la rentrée associative, voici quelques actions concrètes à mettre en place avant les grandes vacances :
- Digitalisez vos formulaires d’adhésion : Préparez deux campagnes d’adhésion pour cette nouvelle année, une pour les réadhésions et une pour les primo-adhérents. Cela vous permettra d’identifier facilement vos publics et de qualifier la provenance des membres de votre association.
- Relancez vos anciens adhérents avec un email engageant : Une fois vos anciens adhérents identifiés, envoyez-leur un email pour les relancer et booster leur motivation. N’oubliez pas de glisser dans votre emailing un lien bien visible vers votre campagne de réadhésion.
- Enregistrez vos produits constatés d’avance en comptabilité : Si votre exercice comptable s’étend de septembre à septembre, vous pouvez enregistrer dès à présent les produits constatés d’avance pour vos adhésions.
- Planifiez vos événements de rentrée : Profitez de cette période en amont de la rentrée pour calibrer l’organisation de votre journée portes ouvertes, du forum des associations de votre ville ou de tout autre événement auquel vous avez prévu de prendre part en septembre.
- Communiquez sur les temps forts à venir : Mettez en valeur les temps forts que vous réserverez à vos adhérents pour la rentrée. Vous pouvez leur envoyer un email avec le détail des festivités à venir, sorties et événements prévus.
En mettant en place ces actions avant les grandes vacances, vous pouvez vous assurer que vous êtes bien préparé pour la rentrée et que vous pouvez commencer l’année du bon pied.
Fixez-vous des objectifs
Chaque année, de nouveaux projets et de nouvelles idées émergent au sein des associations. Pour savoir si ces projets répondent aux attentes, s’ils sont efficaces, voire s’ils sont appréciés, il est indispensable de les mesurer. Fixez-vous des objectifs simples et réalisables, comme recruter un certain nombre de bénévoles sur l’année, organiser un certain nombre d’événements, décrocher une subvention spécifique, etc. Les grandes vacances sont le moment idéal pour réfléchir à ces objectifs et les mettre en place.
Organisez un point de pré-rentrée
Avant la rentrée, organisez un point de pré-rentrée avec vos bénévoles. C’est l’occasion de faire le bilan de l’année écoulée et de préparer la suivante. Encouragez vos équipes à participer à la discussion et à partager leurs idées. Vous pourriez même en sortir avec une ébauche de programme pour l’année, contenant les principaux événements à organiser.
Participez au forum des associations ou des salons
Chaque rentrée, des forums des associations ou des salons, comme Le Salon du Sport Guadeloupe, sont organisés un peu partout. C’est une excellente occasion de faire connaître votre association et de recruter de nouveaux membres. Préparez votre participation à ces forums dès le mois de juin pour être prêt le jour J.
Passez aux adhésions en ligne
Avec l’évolution de la technologie, de plus en plus d’associations passent aux adhésions en ligne. C’est un moyen efficace de gérer les adhésions et de faciliter le processus pour les membres. Si ce n’est pas déjà fait, envisagez de passer aux adhésions en ligne pour la rentrée.
Motivez les troupes
Enfin, n’oubliez pas de motiver vos troupes. La rentrée est un moment excitant, mais aussi stressant. Assurez-vous que vos bénévoles se sentent soutenus et motivés pour l’année à venir.
Nouveautés pour faciliter la rentrée associative
Pour faciliter la rentrée associative, plusieurs nouveautés peuvent être mises en place. Par exemple, l’introduction des demandes d’inscriptions ou pré-adhésions peut s’adapter parfaitement à votre rentrée. Cela peut être particulièrement utile pour les associations proposant des cours de “test” avant de s’engager sur l’année, comme les clubs de sport, les associations culturelles, de loisirs, etc. De plus, pour les associations ayant des critères de validation pour les adhérents, comme les associations professionnelles ou d’anciens élèves par exemple, cette fonctionnalité peut être très utile.
Les outils utiles pour une association
Pour préparer au mieux la rentrée, une association peut effectivement s’appuyer sur plusieurs outils numériques. Voici quelques exemples :
- Un CRM (Customer Relationship Management) : Cet outil permet de gérer les relations et interactions de l’association avec ses adhérents et autres parties prenantes. Il peut aider à suivre les adhésions, les dons, les interactions avec les membres, etc.
- Un site web : Un site web est une vitrine pour l’association. Il peut fournir des informations sur l’association, ses activités, ses événements à venir, etc. De plus, il peut offrir des fonctionnalités telles que l’adhésion en ligne, les dons en ligne, etc.
- Les réseaux sociaux : Les plateformes comme Facebook, X, Instagram, LinkedIn, etc., peuvent aider à promouvoir l’association, à engager les membres et le public, à partager des nouvelles et des événements, etc.
- AssoConnect et HelloAsso : Ce sont des plateformes de gestion tout-en-un pour les associations. Elles offrent des fonctionnalités pour gérer les adhésions, les dons, la comptabilité, la communication, le site web de l’association, et plus encore.
Il existe également d’autres outils qui offrent des fonctionnalités similaires, tels que Pep’s Up, MaCotisation, Wix, Stripe, et PayPal. De plus, EBP et Odoo peuvent également être utiles pour les associations, offrant des fonctionnalités pour gérer les adhérents et leurs cotisations, la comptabilité et les budgets, et même la gestion des dons.
Ces outils peuvent grandement faciliter la gestion de l’association et la préparation de la rentrée. Cependant, il est important de choisir les outils qui correspondent le mieux aux besoins spécifiques de votre association.
Conclusion
La rentrée représente pour beaucoup d’associations un moment-clé, où se font notamment la majorité des adhésions. Alors pour partir du bon pied, mieux vaut être bien préparé et ne pas manquer ce rendez-vous !
Pour vous aider à y parvenir, nous avons souhaité vous proposer des conseils les plus simples possible, afin qu’ils restent faciles à appliquer, avec un impact maximal. Que vous veniez de créer votre association ou que vous n’en soyez pas à votre coup d’essai, nous espérons que ceux-ci vous seront utiles et vous souhaitons une belle année associative !
Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour préparer votre rentrée associative, n’hésitez pas à contacter A.D.K. Nous proposons une gamme de services qui peuvent vous aider à gérer efficacement votre association et à préparer votre rentrée. Que ce soit pour le conseil en gestion sportive, la gestion du CRM, ou l’organisation d’événements sportifs, nous sommes là pour vous aider.
Alors n’attendez plus, commencez dès maintenant à préparer votre rentrée associative avec A.D.K. ! Nous vous souhaitons de passer de bonnes vacances, et beaucoup de projets pour la rentrée !
Pour aller plus loin :
- Anticiper dès maintenant la rentrée associative de septembre (assoconnect.com)
- Rentrée des associations : 5 conseils pour en faire un succès (assoconnect.com)